Az időhorizont meghatározása a költségvetési terv elkészítésének következő, ötödik lépése. Ez a döntés határozza meg, hogy milyen időtartamra tervezünk előre, és meghatározza a terv hatékonyságát és relevanciáját. Az időhorizont jó megválasztása kulcsfontosságú a vállalkozás pénzügyi tervezésében és irányításában. De hogyan kell jól meghatározni az időhorizontot a vállalkozás költségvetési tervének készítésekor?

Célok és stratégiai tervek figyelembevétele

Az időhorizont meghatározásakor fontos figyelembe venni a vállalkozás hosszú távú célt és stratégiai terveit. Ha például a vállalkozás egy ambiciózus növekedési célt tűz ki maga elé, akkor érdemes lehet hosszabb távú időhorizontot választani, például egy éves vagy akár több éves tervezési időszakot. Az időhorizont meghatározása lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy egyensúlyt teremtsen a hosszú és rövid távú célok között. Például egy éves terv segíthet a vállalkozásnak tervezni és elérni hosszú távú növekedési célokat, miközben egy negyedéves vagy havi tervezés lehetővé teszi a gyorsabb reagálást a rövid távú változásokra és kihívásokra.

Piaci környezet és szektor specifikumai

A vállalkozás piaci környezete és a szektor specifikumai is befolyásolhatják az időhorizont kiválasztását. Például egy olyan dinamikus és gyorsan változó piac esetén, mint a technológiai szektor, rövidebb távú időhorizont lehet szükséges annak érdekében, hogy a vállalkozás gyorsabban tudjon reagálni a piaci változásokra. Egy szezonális vállalkozás esetében pedig lehet, hogy érdemesebb éves vagy hosszabb távú tervezést végezni annak érdekében, hogy lefedjük az egész üzleti év változó igényeit és kihívásait.

Pénzügyi stabilitás

Az időhorizont meghatározásakor fontos figyelembe venni a vállalkozás pénzügyi stabilitását. Ha a vállalkozásnak stabil és kiszámítható bevételi forrásai vannak, akkor hosszabb távú tervezési időszakot lehet választani. Azonban ha a vállalkozásnak változékonyabb bevételi forrásai vannak, akkor érdemesebb lehet rövidebb távú tervezést alkalmazni a rugalmasabb reagálás érdekében.

Teljesítmény mérés és ellenőrzés

Az időhorizont meghatározásánál fontos szempont az is, hogy milyen gyakran fogjuk mérni és ellenőrizni a költségvetési terv teljesítményét. Ha például havi vagy negyedéves ellenőrzéseket szeretnénk végezni, akkor ezekhez a periódusokhoz igazíthatjuk az időhorizontot is. Amennyiben havi vagy negyedéves időszakra tervezett költségvetési tervünk van, könnyebb nyomon követni a kiadásokat és bevételt, és azonnal felismerni a változásokat és beavatkozni, ha szükséges.

Rugalmasság és alkalmazkodóképesség

Végül, az időhorizont kiválasztásakor fontos figyelembe venni a rugalmasságot és az alkalmazkodóképességet. A vállalkozásnak lehetőséget kell biztosítani arra, hogy szükség esetén gyorsan reagálhasson a változásokra, így érdemes lehet olyan időhorizontot választani, amely lehetővé teszi a tervek gyors módosítását, amennyiben az szükséges. Például egy éves költségvetési terv lehet, hogy szükségessé teszi a negyedéves vagy havi frissítéseket az üzleti környezet változásaihoz és az aktuális teljesítményhez igazítva.

Mit értünk az egyes tervezési időhorizontokon?

• Rövid távú tervezés (havi vagy negyedéves): A rövid távú tervezés általában havi vagy negyedéves időhorizontot foglal magában, és rövid távú célokra és tevékenységekre összpontosít. Ez a tervezési időszak általában 1-3 hónapot fog lefedni, és lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy rövid távú tevékenységeket és kiadásokat tervezzen meg, például marketing kampányokat, eladási promóciókat vagy beszerzéseket.
• Hosszabb távú tervezés (éves vagy több éves): A hosszabb távú tervezés általában éves vagy akár több éves időhorizontot foglal magában, és hosszabb távú célokra és stratégiákra összpontosít. Ez a tervezési időszak lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy hosszabb távú növekedési terveket és beruházásokat tervezzen meg, például új termékfejlesztéseket, piaci kiterjesztéseket vagy infrastrukturális beruházásokat.

Az időhorizont meghatározása tehát nem csupán egy egyszerű döntés a vállalkozás költségvetési tervezésében, hanem stratégiai jelentőségű lépés. A helyes időhorizont kiválasztása segít a vállalkozásnak tervezni és irányítani a pénzügyeit, rugalmasabbnak lenni a változó körülmények között, és elérni a hosszú távú célokat és fenntartható növekedést.

Móréné Rácz Rita

 A tervezés sikerének 8 lépése:

Amikor költségvetési tervet készítünk, nemcsak azt kell meghatároznunk, hogy mennyit tervezünk költeni és mennyit bevételt tervezünk, hanem azt is, hogy ezeket milyen kategóriákba soroljuk. A kategóriák meghatározása segít átláthatóbbá tenni a terveket, megkönnyíti a pénzügyi helyzet nyomon követését, és segít abban, hogy hatékonyabban irányítsuk a pénzügyeinket. Fontos azonban, hogy ezek a kategóriák tükrözzék a vállalkozásunk egyedi jellemzőit és szükségleteit, és azokat időről időre felül kell vizsgálni és frissíteni ahhoz igazodva. De pontosan mit jelent a költségvetési kategóriák meghatározása és milyen lépései vannak?

Költségvetési területek azonosítása

Az első lépés az, hogy meghatározzuk a költségvetési területeket vagy kategóriákat, amelyekre a költségvetési tervet fel kell osztani. Ezek a területek általában tükrözik a vállalkozás működési területeit vagy funkcionális területeit, például az értékesítés, a marketing, a munkavállalók, az adminisztráció, az IT, a beszerzés stb.

Kategóriák részletes meghatározása

Minden fő kategóriát részletesen definiálni kell, hogy az egyes költségek vagy bevételek könnyen beilleszthetők legyenek a megfelelő kategóriákba. Például az értékesítési kategóriába tartozhatnak az eladási bevételek, a marketingköltségek és az értékesítési jutalékok.

Köztes és al-kategóriák létrehozása

Ha szükséges, hozzunk létre további köztes vagy al-kategóriákat a jobb áttekinthetőség és elemzés érdekében. Például az értékesítési kategóriát tovább lehet bontani online értékesítés, offline értékesítés, ügyfélkapcsolatok stb. al-kategóriákra.

Szabványosítás

Próbáljuk meg szabványosítani a kategóriákat és az azokhoz kapcsolódó megnevezéseket az egyszerűbb összehasonlítás és elemzés érdekében. Például legyenek következetesek a nevek és a definíciók minden kategóriában.

Releváns és jelentős kategóriák kiválasztása

Válasszuk ki azokat a kategóriákat, amelyek a leginkább relevánsak és jelentősek a vállalkozás pénzügyi teljesítménye és céljai szempontjából. Ne hozzunk létre túl sok felesleges vagy kevésbé fontos kategóriát, amelyek csak bonyolíthatják a költségvetési tervezés folyamatát.

Rugalmas szerkezet kialakítása

Készítsünk olyan kategóriákat, amelyek rugalmasak és alkalmazkodóképesek, hogy könnyen módosíthassuk vagy bővíthessük őket az üzleti környezet változásaihoz vagy a vállalkozás céljaihoz igazítva.

A kategóriák szerinti csoportosítás eredménye, hogy a költségvetési terv megfelelően,

Strukturált

Amikor a bevételeket és kiadásokat különböző kategóriákba soroljuk, könnyebb áttekinteni és megérteni, hogy mely területeken tervezünk nagyobb kiadásokat, és hol várható megtakarítás. Ez lehetővé teszi, hogy hatékonyabban kezeljük a pénzügyeinket, és jobban kontrolláljuk a költségeket.

Átlátható és nyomon követhető

Az egyik legfontosabb előnye annak, hogy külön kategóriákba soroljuk a bevételt és kiadást, az az átláthatóság növelése. Ha különválasztjuk ezeket a tételeket, könnyebben átláthatjuk, hogy mennyi pénzünk van beáramlóban, és milyen területeken tervezünk kiadásokat. Ez segít abban, hogy jobban átlássuk a pénzügyeinket, és hatékonyabban tervezzünk, hogy időben felismerjük a túlköltekezési tendenciákat vagy a potenciális megtakarítási lehetőségeket. Például ha különválasztjuk a béreket, a marketingköltségeket az utazási költségektől vagy az irodai költségektől, felismerjük, hogy mennyit költünk egy adott területre. 

Segíti a prioritások felállítását, a pénzügyi célok tisztázását

A kategóriák meghatározása segít abban is, hogy tisztázzuk a prioritásainkat és célokat a költségvetési tervekben.Ha például egy vállalkozás nagy hangsúlyt helyez a marketingre, külön kategóriába sorolhatja a marketingköltségeket, és ezen a területen magasabb összeget tervezhet be. Ez segíthet abban, hogy a pénzügyi forrásokat hatékonyabban használják fel a vállalkozás céljai eléréséhez.

Pontosabb elemzéseket és a döntéshozatalt eredményez

A kategóriákba sorolt költségek lehetővé teszik a vállalkozás számára, hogy pontosabb elemzéseket végezzen a pénzügyi helyzetéről, és hatékonyabb döntéseket hozzon. Például ha külön-külön elemezzük az üzleti kiadásokat, könnyebben láthatjuk, hogy mely területeken lehet esetlegesen takarékoskodni, vagy hol lehet növelni a hatékonyságot.

Támogatja a jövőbeni tervek kialakítását

A kategóriák meghatározása biztosítja, hogy jobban felkészüljünk a jövőbeli terveinkre és céljainkra. Ha például tervezünk egy nagyobb fejlesztést, előre láthatjuk, hogy mely területeken kell esetlegesen takarékoskodnunk vagy átcsoportosítanunk a költségeket. Ez lehetővé teszi, hogy tudatosabban kezeljük a pénzügyeinket és hatékonyabban valósítsuk meg a terveinket.

Biztosítja a hosszú távú fenntarthatóságot

Végül, de nem utolsó sorban a kategóriák meghatározása hozzájárulhat a vállalkozás hosszú távú fenntarthatóságához. Az átláthatóság, a részletesség és a prioritások tisztázása segít abban, hogy a vállalkozás hatékonyabban kezelje a pénzügyeit, és meghatározott célok felé haladjon. Ez hosszú távon biztosíthatja a vállalkozás stabilitását és növekedését.

Móréné Rácz Rita

 A tervezés sikerének 8 lépése:

A költségvetési terv elkészítésének következő legfontosabb lépése a kiadások felmérése. Ez azért kiemelten fontos, mert a kiadások meghatározása alapvető teendő annak érdekében, hogy átlátható képet kapjunk a vállalkozás pénzügyi helyzetéről és fenntarthatóságáról. De mit jelent pontosan a kiadások felmérése a költségvetési terv elkészítésekor, és hogyan készíthetünk hatékony tervezést?

 Kiadási kategóriák meghatározása

 A kiadások felmérése során meg kell határozni a különböző költségkategóriákat, amelyek alá majd csoportosíthatjuk a kiadásokat. Ezeknek kategóriák megállapítása segít abban, hogy átláthatóbbá tegyük a költségvetési tervet és könnyebben nyomon követhetővé tegyük a kiadásokat. Milyen költségkategóriákat válasszunk? 

1. Általános kiadások: Határozzuk meg az összes általános kiadást, amelyek a vállalkozás napi működéséhez szükségesek. Ide tartoznak például az irodai bérleti díjak, az üzemanyagköltségek, az irodai felszerelések beszerzése, az adminisztratív költségek stb.
2. Személyi költségek: Az alkalmazottak bérei és juttatásai általában a legnagyobb kiadások közé tartoznak a vállalkozásoknál. Határozzuk meg az összes alkalmazott fizetését és juttatásait, és vegyük figyelembe az esetleges béremeléseket vagy új alkalmazottak felvételét.
3. Beszerzések és gyártási költségek: Ha a vállalkozásnak vannak termékei vagy szolgáltatásai, akkor fontos az összes beszerzési és gyártási költség meghatározása. Vegyük figyelembe az alapanyagokat, a gyártási folyamatokat, a logisztikát és az esetleges beszállítói költségeket.
4. Marketing és értékesítési költségek: Az üzleti növekedés és a piaci részesedés növelése érdekében szükség lehet marketing és értékesítési költségekre. Határozzuk meg az összes marketingtevékenység költségeit, beleértve az online és offline marketinget, az értékesítési promóciókat és a marketinghez kapcsolódó eseményeket.
5. Pénzügyi költségek: Az összes pénzügyi költség azonosítása fontos a költségvetési terv elkészítése során. Ide tartoznak például a banki díjak, a hitelkamatok, a biztosítások és az egyéb pénzügyi szolgáltatások költségei.
6. Váratlan kiadások és tartalékok: Fontos figyelembe venni a váratlan kiadások lehetőségét is a tervezés során. Érdemes tartalékokat hagyni az esetleges váratlan helyzetek kezelésére, például javítási költségekre vagy váratlan üzleti lehetőségekre.
7. Tervezett beruházások és fejlesztések: Ha a vállalkozásnak tervezett beruházásai vagy fejlesztései vannak a tervezési időszakban, ezeket is be kell számítani a költségvetési tervbe. Például technológiai fejlesztések, infrastrukturális beruházások vagy üzleti bővítések. 

Az előző időszakok kiadásainak elemzése

A második lépés a kiadások felmérésében az előző időszakokban felmerült költségek részletes elemzése. Tekintsük át az összes kiadási tételt, beleértve a számlákat, a bankkivonatokat és az egyéb pénzügyi nyilvántartásokat is. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy megismerjük a vállalkozás kiadási mintáit és trendjeit, és alapot szolgáltat a jövőbeli kiadások előrejelzéséhez.

Jövőbeli költségek megbecsülése

Az előző időszakokban tapasztalt kiadási trendek alapján becsüljük meg a jövőbeli kiadásokat. Vegyük figyelembe az esetleges változásokat és új költségeket is, amelyek előreláthatólag felmerülhetnek a következő időszakban. Az alapos előrejelzés segítséget nyújt abban, hogy pontosabb és realisztikusabb költségvetési terveket készítsünk.

Rugalmasság biztosítása

A kiadások felmérésekor fontos biztosítani a rugalmasságot. Ez azt jelenti, hogy feltétlenül hagyjunk helyet a váratlan kiadásoknak és változásoknak, hogy képesek legyünk rugalmasan reagálni az élet kihívásaival szemben. A rugalmasság biztosítása segít abban, hogy hatékonyan kezeljük az esetleges váratlan költségeket és kockázatokat.

Költségmegtakarítási és hatékonysági lehetőségek felmérése

A kiadások felmérése során érdemes megnézni azokat a lehetőségeket is, amelyek segíthetnek a költségmegtakarításban és a hatékonyság növelésében. Például az energiahatékonysági intézkedések, a beszállítói szerződések áttekintése, az automatizálás lehetőségei stb. Ezek a lehetőségek segíthetnek abban, hogy optimalizáljuk a kiadásokat.

Rendszeres figyelemmel kísérés és frissítés

Végül, de nem utolsósorban, fontos rendszeresen monitorozni és frissíteni a költségvetést. A változó piaci környezet és az üzleti igények változása miatt fontos folyamatosan nyomon követni a kiadásokat és szükség esetén módosítani a terveket. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy rugalmasan reagáljunk az új kihívásokra és lehetőségekre.

A kiadások felmérése és az azonosított tételek összesítése segít a vállalkozásnak egy átfogó képet kapni a várható kiadásokról a tervezési időszakban. Ez alapján könnyebb lesz meghatározni a forrásokat és prioritásokat a költségvetési tervben, és biztosítani a pénzügyi stabilitást és fenntarthatóságot.

Móréné Rácz Rita

 A tervezés sikerének 8 lépése:

A költségvetési terv elkészítésének második kulcsfontosságú lépése a bevételek meghatározása. A bevételek előrejelzése és pontos meghatározása alapvető fontosságú a vállalkozás pénzügyi helyzetének és stabilitásának biztosítása érdekében. Ez határozza meg, hogy milyen pénzügyi forrásokra számíthat a vállalkozás a tervezési időszakban. Ezek az információk alapul szolgálnak a költségvetési terv összeállításához és a pénzügyi tervezés többi lépéséhez. De mit jelent pontosan a bevételek meghatározása a költségvetési terv kialakítása során, és milyen tényezők befolyásolják ezt a folyamatot?  Íme néhány lépés, amelyek segítenek a bevételek hatékony meghatározásában:

A korábbi évek bevételeinek áttekintése

Az első lépés a bevételek meghatározásában az előző időszakokban elért bevételi adatok áttekintése. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy megismerjük a vállalkozás bevételi trendjeit, és alapot szolgáltat a jövőbeli bevételek előrejelzéséhez. Fontos figyelembe venni az időszakos ingadozásokat és a szezonális hatásokat is, hogy pontosabb előrejelzést készítsünk.

Az előző időszakok (például az elmúlt évek vagy negyedévek) bevételi adatainak elemzése alapján határozzuk meg a vállalkozás általában realizált bevételeit. Ez lehetővé teszi a trendek és mintázatok azonosítását, amelyek alapján meg lehet becsülni a jövőbeli bevételeket.

Termékek és szolgáltatások bevételeinek elemzése

Különféle termékek vagy szolgáltatások lehetnek egy vállalkozás bevételi forrásai. Fontos az egyes termékek vagy szolgáltatások bevételeinek részletes elemzése és előrejelzése. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy felmérjük, mely termékek vagy szolgáltatások a legjövedelmezőbbek.

Határozzuk meg, hogy milyen termékeket vagy szolgáltatásokat tervezünk értékesíteni a tervezési időszakban, és milyen áron. Vegyük figyelembe az eladási várható mennyiségeket és az árképzést.

A költségvetési terv elkészítésekor érdemes figyelembe venni az új bevételi források bevezetésének lehetőségét is. Ez lehetővé teszi a vállalkozás bővítését, és növelheti a bevételi potenciált. Az új termékek vagy szolgáltatások bevezetése előtt azonban alapos piackutatást kell végezni, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy van e rájuk kereslet.

Ügyfélszerzési és megtartási stratégiák

Az ügyfélszerzés és megtartás stratégiái közvetlen hatással vannak a vállalkozás bevételeire. Fontos figyelembe venni a várható ügyfélállomány növekedését vagy csökkenését a költségvetési tervezés során, és ennek megfelelően becsülni a bevételi lehetőségeket. Az ügyfélszerzési és megtartási stratégiák részletes kidolgozása segíthet abban, hogy reálisabb előrejelzéseket készítsünk.

Az ügyfélállomány alapos elemzése során megérthetjük azt, hogy mely ügyfelektől, szegmensektől vagy piacoktól származnak a bevételek, és hogy ezek a bevételek mennyire stabilak vagy változékonyak.

Piaci és Versenyhelyzet Elemzése

A piaci és versenyhelyzet alapos elemzése segíthet abban, hogy megértsük a vállalkozás potenciális bevételi lehetőségeit és kockázatait. Fontos figyelembe venni a piaci trendeket, a versenytársak tevékenységét és az árstratégia hatásait a bevételi előrejelzés során.

Például piaci növekedési lehetőségek, versenytársak viselkedése vagy piaci változások.

Növekedési és kockázati tényezők figyelembevétele

Vegyük figyelembe a vállalkozás tervezett növekedési lépéseit és az esetleges kockázatokat, amelyek befolyásolhatják a bevételeket. Például új termékbevezetés, piaci kiterjesztés vagy váratlan események.

Jövőbeli Trendek és Kilátások Figyelembevétele

Végül, de nem utolsósorban, a jövőbeli trendek és kilátások figyelembevétele is kulcsfontosságú a bevételek tervezése során. Fontos figyelembe venni az általános gazdasági és iparági trendeket, valamint az esetleges változásokat az üzleti környezetben, és ezeket alapul véve készíteni a bevételi előrejelzéseket. 

Az alapos előrejelzések és elemzések segítenek abban, hogy pontosabb és reálisabb terveket készítsünk, és így biztosítsuk a vállalkozás pénzügyi stabilitását és növekedését a jövőben.

Móréné Rácz Rita

 A tervezés sikerének 8 lépése:

A múlt héten arról írtam, hogy miért fontos a tervezés, a költségvetési terv. Ezen a héten most arra fogok összpontosítani, hogy hogyan készítsünk hatékony költségvetési tervet vállalkozásunk részére, lépésről lépésre.

Ahogy már írtam, a vállalkozások számára a költségvetési terv készítése kulcsfontosságú lépés a pénzügyi stabilitás és a hosszú távú siker elérése érdekében. Sok vállalkozás azonban félreérti vagy figyelmen kívül hagyja ezt a lépést, és inkább a rövid távú célokra összpontosít. A következő lépések segíthetnek abban, hogy hatékony költségvetési tervezést hozzunk létre vállalkozásunk számára:

• Célok és prioritások meghatározása: A költségvetési terv elkészítésének első lépése az, hogy világosan megfogalmazzuk a vállalkozás céljait és prioritásait. Fontoljuk meg, hogy milyen területeken szeretnénk növekedni, fejleszteni vagy beruházni a következő időszakban.
• Bevételek meghatározása: Határozzuk meg a vállalkozás bevételeit az előző időszak adatok elemzése alapján. Vegyük figyelembe az eladásokat, szolgáltatásokat, ügyfeleket és potenciális bevételeket.
• Kiadások felmérése: Az összes kiadás felmérése a vállalkozás működéséhez szükséges költségektől az adminisztratív költségekig. Értékeljük ki a béreket, beszerzéseket, irodai költségeket, marketingköltségeket és egyéb kiadásokat.
• Költségvetési kategóriák meghatározása: Kategorizáljuk a bevételeket és kiadásokat olyan csoportokba, amelyek segítenek az áttekinthetőség és elemzés során. Például lehet külön kategóriák az eladásokra, marketingre, személyzetre, stb.
• Időhorizont meghatározása: Döntsük el, hogy milyen időtávra szeretnénk elkészíteni a költségvetési tervet. Ez lehet havi, negyedéves, éves vagy akár hosszabb távú tervezés is.
• Költségvetési terv összeállítása: Az előző lépések alapján készítsük el a költségvetési tervet. Vegyük figyelembe a várható bevételeket és kiadásokat, valamint az előrejelzéseket és növekedési terveket.
• Folyamatos monitorozás és frissítés: Ne felejtsük el, hogy a költségvetési terv rugalmas dokumentum, amelyet idővel módosíthatunk. Rendszeresen monitorozzuk és frissítsük a terveket az aktuális piaci feltételek és az üzleti teljesítmény alapján.
• Kommunikáció és bevonás: Fontos, hogy a vállalkozás minden résztvevőjét bevonjuk a költségvetési tervezés folyamatába, és megfelelően kommunikáljuk a tervezett célokat és irányelveket.

1. lépés

A Célok és prioritások meghatározása az egyik első és legfontosabb lépés a költségvetési terv elkészítése során. Ennek a lépésnek a célja, hogy világossá tegyük, hogy milyen irányba szeretnénk vinni a vállalkozást és milyen célokat szeretnénk elérni a következő időszakban. Fontos, hogy a célok és prioritások megfeleljenek az adott vállalkozás üzleti stratégiájának és hosszú távú céljainak, és összhangban legyenek a piaci körülményekkel és a vállalkozás belső erőforrásaival.

Stratégiai célok

Ezek a célok általában hosszú távú és nagyobb léptékű célokat foglalnak magukban, amelyek a vállalkozás hosszú távú sikerét célozzák meg. Például lehetnek ilyen célok a piaci részesedés növelése, új piacokra való kiterjesztés, vagy akár egy új termék vagy szolgáltatás bevezetése.

Operatív célok

Ezek a célok általában rövidebb távú és konkrétabb célokat foglalnak magukban, amelyek a vállalkozás napi működését és teljesítményét célozzák meg. Például lehetnek ilyen célok az eladások növelése, költségcsökkentés, hatékonyság javítása vagy akár az ügyfélélmény fejlesztése.

Pénzügyi célok

Ezek a célok azok, amelyek a pénzügyi teljesítményre és stabilitásra vonatkoznak. Például lehetnek ilyen célok a bevételnövekedés, a profitnövelés, a likviditás javítása vagy akár a pénzügyi kockázatok csökkentése.

Prioritások meghatározása

Fontos azonosítani azokat a célokat és prioritásokat, amelyek a legfontosabbak és a legnagyobb hatással lehetnek a vállalkozás teljesítményére és sikerére. Ezekre a prioritásokra kell összpontosítani a költségvetési terv készítése során, és az erőforrásokat ennek megfelelően kell elosztani.

A célok és prioritások meghatározása segít a költségvetési terv számára egyértelmű irányt és célokat biztosítani. Ezáltal könnyebb lesz a terv készítése és az erőforrások megfelelő elosztása a vállalkozás számára legfontosabb területeken. Fontos azonban, hogy ezeket a célokat rendszeresen felülvizsgáljuk és frissítsük az üzleti környezet változásaihoz és a vállalkozás teljesítményéhez igazítva.

Móréné Rácz Rita

 A tervezés sikerének 8 lépése:

A vállalkozások sikerének egyik kulcsfontosságú eleme a pénzügyi tervezés és az ezáltal létrehozott költségvetési terv. Sok kis- és középvállalkozás alábecsüli ennek a lépésnek a fontosságát, és inkább a napi üzletmenetre koncentrál. Azonban egy jól kidolgozott költségvetési tervnek számos előnye van, amelyek segíthetnek a vállalkozás hosszú távú sikereinek elérésében.

Áttekinthetőség és irányítás

Egy költségvetési terv segít áttekinthetővé tenni a vállalkozás pénzügyeit. Ezáltal könnyebben nyomon követhető, hogy mennyi pénz jön be és megy ki a vállalkozásból. A tervezési folyamat során megállapított költségek és bevételi célok segítenek az irányításban és a pénzügyi stabilitás megőrzésében.

Döntéshozatali segítség

A költségvetési terv az alapja a fontos üzleti döntéseknek. Az előre meghatározott célok és tervezett kiadások alapján könnyebbé válik a prioritások felállítása és a források megfelelő elosztása. Például segíthet abban, hogy meghatározzuk, mely területekre érdemes több erőforrást összpontosítani, vagy éppen melyekre lehetne költségcsökkentési intézkedéseket alkalmazni.

Növekedési lehetőségek felismerése

A költségvetési terv segíthet azonosítani a növekedési lehetőségeket és a beruházásokat. Ha egy vállalkozás tervezetten tudja, hogy mennyi pénz áll rendelkezésre új projekt vagy termékfejlesztési kezdeményezésekhez, könnyebb lesz a növekedési stratégiák kidolgozása és az új lehetőségek kiaknázása.

Váratlan helyzetek kezelése

Egy jól kidolgozott költségvetési terv lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy felkészüljön és kezelje a váratlan helyzeteket. Legyen szó piaci változásokról, gazdasági visszaesésekről vagy váratlan kiadásokról, a költségvetési terv segít abban, hogy a vállalkozás rugalmasan reagáljon és minimalizálja a kockázatokat.

Hitelesség és megbízhatóság

Egy jól elkészített költségvetési terv növeli a vállalkozás hitelességét és megbízhatóságát az üzleti partnerek, befektetők és hitelintézetek szemében. Megmutatja, hogy a vállalkozás vezetősége komolyan veszi a pénzügyi tervezést és képes megfelelően kezelni az üzleti pénzügyeket.

Egy jó költségvetési terv áttekinthető, valóságos és rugalmas. Nézzük meg a jó költségvetési terv legfontosabb jellemzőit:

Realisztikus

A jó költségvetési terv reális és megvalósítható célokat tűz ki. A bevételek és kiadások reális becsléseken alapul, és figyelembe veszi az előző időszakok tapasztalatait, valamint a jövőbeli elvárásokat, trendeket és előrejelzéseket.

Áttekinthető és strukturált

A terv könnyen áttekinthető és érthető, kategoriákba csoportosítva tartalmazza a bevételeket és kiadásokat. Ez a felépítés segíti a tervezési folyamatot és az elemzést.

Megfelelő időtáv

A költségvetési tervnek megfelelő időtávval kell rendelkeznie, ami lehet rövid távú (pl. havi vagy negyedéves) vagy hosszabb távú (pl. éves vagy többéves) tervezés.

Rugalmas és frissíthető

A jó költségvetési terv rugalmas. Lehetővé teszi a tervezési változtatásokat és frissítéseket az üzleti környezet változásaihoz és az aktuális teljesítményhez igazítva.

Kapcsolódik az üzleti stratégiához

A költségvetési terv összhangban van az üzleti stratégiával és célokkal. A terv támogatja és elősegíti a vállalkozás hosszú távú növekedését és sikerét.

Kommunikálható és elfogadható

A jó költségvetési tervet könnyen kommunikálható és elfogadható minden érintett fél számára, beleértve a vezetőséget, a befektetőket és az alkalmazottakat is.

Monitorozható és mérhető

A tervben szereplő célok és teljesítmény változások mérhetőek. Ez lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy nyomon kövesse az előrehaladást és szükség esetén időben korrigáljon.

Biztosítja a pénzügyi stabilitást

A költségvetési tervnek a vállalkozás pénzügyi stabilitását kell elősegítenie, minimalizálva a kockázatokat és biztosítva a szükséges likviditást az üzleti működés fenntartásához.

Fontos megérteni, hogy minden vállalkozás egyedi, ezért a költségvetési tervet az adott vállalkozás igényeihez és körülményeihez kell igazítani. Összességében elmondható, hogy a költségvetési terv nem csupán egy papiros dokumentum, hanem egy dinamikus eszköz, amely segíti a vállalkozást a sikeres pénzügyi irányításban és a hosszú távú növekedés elérésében. Bár az elkészítése időigényes lehet, a befektetett energia és erőfeszítés megtérülése hosszú távon kimagasló lehet. Ezért minden vállalkozásnak érdemes komolyan venni a költségvetési tervezés folyamatát és rendszeresen frissíteni a terveket az üzleti környezet változásaihoz igazítva.

Móréné Rácz Rita

Mind a vállalkozók, mind a könyvelők rendszeresen szembesülnek időbeli korlátokkal. A vállalkozók gyakran tapasztalják, hogy nincs elegendő idejük a könyvelési feladatok megfelelő ellátására vagy a könyvelővel való megfelelő egyeztetésre. Ugyanakkor a könyvelők is szoronganak, hogy határidőre készítsék el a pénzügyi kimutatásokat és jelentéseket.

Az időbeli korlátok áthidalása érdekében a vállalkozók és a könyvelők számos módszert alkalmazhatnak, hogy hatékonyabban és gördülékenyebben működjenek együtt:

Határidők és prioritások egyeztetése

Mind a vállalkozóknak, mind a könyvelőknek fontos, hogy egyeztessenek a különböző határidőkről. A vállalkozók előzetesen jelezhetik, ha sürgető feladatok merülnek fel, és a könyvelők megszervezhetik a saját időbeosztásukat annak érdekében, hogy megfeleljenek ezeknek a prioritásoknak.

Hatékony kommunikáció

Az időtakarékos kommunikációs eszközök, például e-mail vagy rövid telefonhívások használata segítt abban, hogy a vállalkozók és a könyvelők gyorsabban megértsék egymást, és rövid időn belül megoldják a felmerülő problémákat vagy kérdéseket.

Online könyvelési platformok használata

Az online könyvelési szoftverek és platformok lehetővé teszik a vállalkozók és a könyvelők számára, hogy egyszerűbben megosszák az adatokat és dokumentumokat, így minimalizálva az időigényes adatátvitelt és dokumentumküldést.

Automatizált folyamatok bevezetése

Az automatizált folyamatok és rendszerek bevezetése segít a könyvelőknek abban, hogy hatékonyabban végezzék a rutin feladatokat, mint például a számlák feldolgozása vagy az adóbevallások elkészítése, így több időt szabadul fel a komplexebb feladatokra és a vállalkozókkal való közvetlenebb együttműködésre.

Rendszeres felülvizsgálatok és ellenőrzések

Az időbeli korlátok miatt fontos, hogy mind a vállalkozók, mind a könyvelők rendszeresen ellenőrizzék és felülvizsgálják az elvégzett munkát, hogy időben észrevegyék és kijavítsák az esetleges hibákat vagy pontatlanságokat.

Az egyik leghatékonyabb megoldás, ha a könyvelő a vállalkozó integrált ügyviteli rendszerében, és nem a saját könyvelő programjában dolgozik. Nézzük milyen előnyei vannak ennek a megoldásnak:

Valós idejű adatok

Az integrált rendszer lehetővé teszi az adatok valós idejű frissítését és megosztását a vállalkozás és a könyvelő között. Ez lehetővé teszi, hogy mindig naprakész legyen az üzleti helyzet és hogy azonnal tudjanak reagálni az esetleges változásokra.

Együttműködés és hatékonyság

Az egyidejű munkavégzés előnye, hogy mindkét fél ugyanabban az adatbázisban dolgozhat, ami növeli a hatékonyságot és minimalizálja a kommunikációs hibákat.

Adatintegritás

Az integrált rendszer biztosítja az adatok integritását és konzisztenciáját az egész vállalkozásban. Minden adat egy központi adatbázisban van tárolva, ami minimalizálja az adatvesztés vagy a hibás adatok kockázatát.

Egyszerűbb folyamatok

Ezek a rendszerek lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy egységes folyamatokat vezessenek be az adminisztratív tevékenységekhez, beleértve a könyvelési tevékenységeket is. Ez csökkentheti a manuális munkát és a duplikált adatokat, ami időt és pénzt takarít meg a vállalkozás számára.

Átláthatóság és ellenőrizhetőség

Átláthatóbbá válnak az üzleti folyamatok és növekszik az ellenőrizhetőség. Mind a vállalkozás, mind a könyvelő könnyen hozzáférhet az összes szükséges adathoz és dokumentumhoz, ami segíti az ellenőrzést és a szabályoknak való megfelelést.

Jobb döntéshozatal

A vállalkozók jobb döntéseket hozhatnak a valós idejű adatok alapján. A könyvelő gyorsan és hatékonyan tudja elemezni az adatokat és tud jelentéseket készíteni, amelyek segíttenek a vállalkozás vezetésében és stratégiai tervezésében.

Összefoglalva, az időbeli korlátok áthidalása nagyrészt a hatékony kommunikáción, az előzetes tervezésen és a prioritások egyeztetésén alapul. A vállalkozók és a könyvelők közötti szoros együttműködés és rugalmasság segíthet abban, hogy a pénzügyi adminisztráció gördülékenyebb legyen. Az integrált ügyviteli rendszerrel történő könyvelés pedig további számos előnnyel jár. Lehetővé teszi a hatékonyabb együttműködést, a jobb adatintegritást és átláthatóságot, valamint segít a vállalkozónak jobb döntéseket hozni a valós idejű adatok alapján.

 Móréné Rácz Rita

A vállalkozók és a könyvelőik közötti kapcsolattartásnak számos kihívással kell szembenéznie, amelyek néha nehézségeket okozhatnak mindkét félnek. Ezek elsősorban kommunikációs problémák.A vállalkozók és a könyvelők közötti kommunikáció hiánya vagy a kommunikáció hiányosságai gyakran előfordulnak. A vállalkozók néha nem tudják pontosan kifejezni az igényeiket vagy a problémáikat, míg a könyvelők néha bonyolult pénzügyi kifejezéseket vagy terminológiát használnak, ami nehezítheti a megértést.

Ahhoz, hogy megértsd, miről beszél a könyvelőd, mit kérdez az ügyfeled és hogy hatékonyan tudjatok kommunikálni, néhány lépést érdemes megtenni:

Alakítsatok ki kommunikációs csatornákat

Kezdjetek el rendszeresen kommunikálni egymással. Állítsatok fel rendszeres találkozási vagy konzultációs időpontokat, amikor megvitathatjátok a pénzügyekkel kapcsolatos kérdéseket és problémákat.

Könyvelőként ne hagyd, hogy az ügyfeleid csak akkor keressenek meg, ha problémájuk vagy kérdésük van. Kezdeményezd a rendszeres kommunikációt velük, hogy érzékeljék, hogy érdekel a vállalkozásuk és hogy segíteni szeretnél nekik a pénzügyeik kezelésében.

Alakítsatok ki egy közös nyelvezetet

Próbáljatok meg kialakítani egy közös nyelvezetet, amely mindkettőtök számára érthető.

Könyvelőként próbálj meg egyszerűbb nyelvezetet használni az ügyfelekkel való kommunikáció során. Kerüld a túlzottan szakmai kifejezéseket, és inkább használj hétköznapi nyelvet, amely könnyebben érthető a nem szakemberek számára is.

Kérdezz!

Ha te vállalkozó vagy, ne félj kérdezni, ha valami nem világos! Ha nem értesz valamit, amit a könyvelőd mond, ne habozz rákérdezni, vagy kérj magyarázatot. A könyvelőd feladata, hogy segítsen neked megérteni a pénzügyi folyamatokat és döntéseket.

Képzés és tanulás

Vállalkozóként vegyél részt  képzéseken vagy oktatási programokon, amelyek segíthetnek neked jobban megérteni a pénzügyeket és a könyvelési folyamatokat. Minél jobban megérted ezeket a dolgokat, annál könnyebben tudsz majd kommunikálni a könyvelőddel, annál könnyebben tudtok együttműködni, és részt venni az üzleti döntéshozatalban.

Amit mi, könyvelők megtehetünk, hogy ilyen képzéseket vagy oktatási programokat kínálunk az ügyfeleink részére. Tegyük bele a szükséges energiát, mert így tudunk egy hosszú távon is sikeres együttműködést kialakítani.

Dokumentáció és magyarázatok

Kérj magyarázatokat és dokumentációt az elvégzett munkáról és döntésekről. Ha például a könyvelőd elkészít egy kimutatást vagy jelentést, kérj tőle részletes magyarázatot arról, hogy mit jelentenek az adatok és hogyan alakultak ki.

Aktív részvétel

Vállalkozóként legyél aktívan résztvevő az üzleti döntéshozatalban és tervezésben. Minél jobban megérted a vállalkozásod pénzügyeit és a könyvelési folyamatokat, annál hatékonyabban tudsz majd részt venni az üzleti stratégiák kidolgozásában és végrehajtásában.

Empátia és megértés

Könyvelőként fordulj empátiával és megértéssel az ügyfeleid felé, és figyelj oda az egyéni igényeikre és kihívásaikra. Minden vállalkozás más, és más szükségletekkel rendelkezik, ezért fontos, hogy alkalmazkodj az egyes ügyfelek igényeihez és kérésihez.Rendszeresen kérj visszajelzést az ügyfeleidtől arról, hogy elégedettek-e a szolgáltatásaiddal és a kommunikációval. Ez segíthet abban, hogy felmérd, hol lehet javítani, és hogyan lehetne még hatékonyabban együtt dolgozni.

Az együttműködés és a nyitott kommunikáció kulcsfontosságú minden vállalkozó és könyvelői kapcsolatban. Vállalkozóként ne felejtsd el, hogy a könyvelőd itt van, hogy segítsen neked megérteni és kezelni a pénzügyi folyamatokat, és hogy közösen sikeresen működjetek együtt a vállalkozásod érdekében. Könyveléként pedig legyél türelmes és figyelmes az ügyfeleiddel, és mindent tegyél meg annak érdekében, hogy segíts nekik a vállalkozásuk fejlesztésében és növekedésében.

Móréné Rácz Rita

A számvitel alapvető fontosságú minden vállalkozás számára, legyen az kisvállalkozás, multinacionális cég vagy non-profit szervezet. Nem csupán egy adminisztratív feladat, hanem az üzleti döntések megalapozásának egyik legfontosabb eszköze. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, miért is nélkülözhetetlen a számvitel, és hogy hogyan segíthet az egyéni vállalkozásoktól a nagyvállalatokig minden típusú szervezetnek.

Pénzügyi irányítás és tervezés

A számvitel segítségével a vállalkozások nyomon követhetik a pénzügyi helyzetüket, beleértve a bevételeket, kiadásokat, valamint az eszközök és kötelezettségek állapotát. Ezáltal lehetővé válik a pénzügyi irányítás és tervezés, amely nélkülözhetetlen az üzleti stabilitás és növekedés szempontjából. A pénzügyi jelentések elemzése alapján a vállalkozások képesek előre látni a pénzügyi kihívásokat és lehetőségeket, és ennek megfelelően alkalmazkodni.

Döntéshozatal támogatása

Az üzleti döntések meghozatalához szükség van objektív adatokra és információkra. A számvitel által generált pénzügyi jelentések és kimutatások segítséget nyújtanak az üzleti vezetőknek abban, hogy tájékozott döntéseket hozzanak a vállalkozás jövőjét illetően. Például az eredménykimutatás és mérleg alapján meghatározható, hogy melyik termék vagy szolgáltatás a legjövedelmezőbb, és mely területeken szükséges költségcsökkentés vagy beruházás.

Külső felekkel való kommunikáció

A vállalkozásoknak rendszeresen kell beszámolniuk külső partnereiknek, mint például a befektetőknek, hitelezőknek vagy adóhatóságoknak. A megfelelő számviteli gyakorlatok biztosítják, hogy ezek a jelentések pontosak és átláthatóak legyenek, ezáltal növelve a külső felek bizalmát és biztosítva a hitelezési és befektetési lehetőségeket.

Adózás és jogi kötelezettségek

A számvitel a jogi és adózási kötelezettségeknek való megfelelést is segíti. A pontos könyvelés és a pénzügyi kimutatások rendszeres elkészítése lehetővé teszi, hogy a vállalkozások megfeleljenek az adóhatóságok által előírt szabályoknak és határidőknek, ezáltal minimalizálva a büntetéseket és pótlékokat.

Hosszú távú fenntarthatóság

A megfelelő számviteli gyakorlatok bevezetése és fenntartása hozzájárul a vállalkozás hosszú távú fenntarthatóságához. A pontos pénzügyi információk segítenek az erőforrások hatékonyabb felhasználásában, a kockázatok kezelésében és az üzleti stratégiák kidolgozásában, ezáltal növelve a vállalkozás stabilitását és versenyképességét.

Záró gondolatok

A számvitel nélkülözhetetlen eszköz minden vállalkozás számára, segítve az irányítást, döntéshozatalt, kommunikációt és a jogi kötelezettségek teljesítését. A pontos és átlátható pénzügyi információk biztosítása hozzájárul a vállalkozások hosszú távú sikeréhez és fenntarthatóságához. Ezért érdemes befektetni a megfelelő számviteli rendszer kialakításába és fenntartásába, hogy a vállalkozás mindig a legjobb alapokon állhasson.

Móréné Rácz Rita