Egy egyszerű controlling rendszer felállítása a vállalkozásodban lehetővé teszi, hogy jobban átlásd és irányítsd a pénzügyi folyamataidat, és segít abban, hogy hatékonyabb döntéseket hozz a vállalkozásod növekedése érdekében. A megfelelő főkönyvi és számviteli rendszer kialakítása alapvető fontosságú a controlling területén való hatékony működéshez. Ezek a rendszerek biztosítják az alapvető adatokat és információkat, amelyekre a controlling tevékenységek épülnek. 

 Íme néhány lépés, hogyan állíts fel egy egyszerű controlling rendszert:

Határozd meg a célokat és mutatókat

Először is, határozd meg, hogy milyen célokat szeretnél elérni a controlling rendszer bevezetésével. Ez lehet például a költséghatékonyság növelése, a bevétel maximalizálása vagy a nyereség növelése. Határozz meg néhány kulcsfontosságú mutatót (KPI), amelyek segítenek nyomon követni a céljaidat, például a bevétel, a költségek, a nyereségmargó vagy a cash flow. Például, ha célod a bevétel növelése, akkor a KPI-k lehetnek a havi bevételi célkitűzések vagy az átlagos ügyfélérték növekedése. Ha egy kis étterem vagy, célul tűzheted ki a havi bevétel növelését. A KPI-k lehetnek a havi átlagos forgalom, az új ügyfelek száma vagy az értékesítési arányok.

Rendszeres pénzügyi jelentések és elemzések

Hozz létre egy rendszeres időszakot (heti, havi vagy negyedéves) pénzügyi jelentések elkészítésére és elemzésére. Ezek a jelentések tartalmazzák a bevételt, a költségeket, a nyereséget és egyéb releváns pénzügyi adatokat. Elemzd át ezeket a jelentéseket, és keress összefüggéseket vagy trendeket, amelyek segítenek a vállalkozásod pénzügyi helyzetének megértésében.  A megfelelő főkönyvi és számviteli rendszer lehetővé teszi a pontos és időszerű pénzügyi adatok rögzítését és nyomon követését. Ez lehetővé teszi a controlling tevékenységek számára, hogy valós idejű információkkal dolgozzanak, nyomon kövesd a vállalkozásod pénzügyi teljesítményét és azonnal reagáljanak a változásokra vagy problémákra. A könyvelő felelős lehet az ilyen jelentések elkészítéséért és az adatok elemzéséért.

Pénzügyi tervezés és előrejelzés

Készíts előrejelzéseket és terveket a jövőbeli pénzügyi teljesítményedről, figyelembe véve az aktuális adatokat és trendeket. Ez segít abban, hogy jobban tervezd meg a költségvetésedet és az erőforrásokat, és felkészülj a jövőbeli kihívásokra és lehetőségekre. Például készíts előrejelzést a következő negyedéves bevételre, és azonosítsd, hogy milyen intézkedéseket kell tenni a cél eléréséhez. A költségvetési terv készítéséről korábbi cikkeimben olvashattál.

Költségmenedzsment

Figyeld és kezeld a költségeket, hogy minimalizáld azokat és maximalizáld a nyereséget. Azonosítsd azokat a területeket, ahol lehetséges a költségek csökkentése vagy optimalizálása, például az improduktív költségek (rezsiköltség, általános költségek) vagy a felesleges kiadások. Ellenőrizd a beszállítói költségeket, és keresd azokat a lehetőségeket, ahol tárgyalhatsz a kedvezményekről vagy alternatív szállítókat találhatsz.

Átfogó ellenőrzési funkciók

A megfelelő rendszerek átfogó ellenőrzési funkciókat kínálnak, amelyek segítenek az adatintegritás és biztonság biztosításában. Ez lehetővé teszi a könyvelő és a controlling csapat számára, hogy biztosak legyenek abban, hogy az adatok megbízhatóak és hitelesek.

Kommunikáció és együttműködés

Biztosítsd a pénzügyi adatok és jelentések átláthatóságát és hozzáférhetőségét az összes érintett fél számára a vállalkozásodban. Kommunikálj rendszeresen a csapatoddal a pénzügyi teljesítményről és a célokról, és ösztönözd az együttműködést és a közös munkát a célok elérésére.

Használj egyszerű eszközöket és szoftvereket

Válassz olyan egyszerű és könnyen használható eszközöket és szoftvereket, amelyek segítenek a pénzügyi adatok és jelentések nyomon követésében és elemzésében. Lehetőleg válassz olyan megoldásokat, amelyek könnyen integrálhatók a vállalkozásod meglévő rendszereivel és folyamataival. A megfelelő főkönyvi és számviteli rendszer lehetővé teszi az adatok integrációját és összekapcsolását más üzleti rendszerekkel, például az értékesítési vagy beszerzési rendszerekkel. Ez lehetővé teszi a teljes körű és átfogó elemzéseket és jelentéseket az üzleti teljesítményről.

A könyvelő szorosan együttműködhet a controlling csapattal a megfelelő főkönyvi és számviteli rendszer kialakításában és üzemeltetésében, és biztosítani tudja, hogy az adatok pontosak és megbízhatóak legyenek a controlling tevékenységek számára. A jó együttműködés és kommunikáció kulcsfontosságú a sikeres controlling és pénzügyi működés szempontjából.

Móréné Rácz Rita