Amikor egy vállalkozó költségvetési tervet készít, nemcsak az adatok összegyűjtése és elemzése a fontos, hanem az is, hogy ezeket az információkat jól strukturálja és formába öntse. Egy hatékony formátum segít abban, hogy a terv könnyen értelmezhető és könnyen használható legyen a mindennapi üzleti döntések során. De milyen formátumot javasolhatunk egy vállalkozás költségvetési tervezéséhez, és milyen technikát alkalmazhatunk a formába öntés során? Íme néhány javaslat:

Táblázatok és diagramok

A táblázatok és diagramok használata segít abban, hogy az adatokat könnyen áttekinthető formában jelenítsük meg. Például egy bevételi és kiadási táblázat segíthet abban, hogy azonnal lássuk, hogy milyen forrásokból származik a bevételeink, és mire költjük ezeket a bevételeket.

Színek és kiemelések

A színek és kiemelések használata segíthet abban, hogy kiemeljük a fontos információkat és összefüggéseket a költségvetési tervben. Például egy piros szín jelölheti a várható veszteségeket, míg egy zöld szín a tervezett nyereséget.

Részletes és összefoglaló nézetek

Fontos, hogy a költségvetési tervet mind részletesen, mind összefoglalóan megjelenítsük. Egy részletes nézet lehetővé teszi a tervezés részleteinek megtekintését és elemzését, míg az összefoglaló nézet segíthet abban, hogy gyorsan áttekintsük a terv fő pontjait és eredményeit.

Részletes Nézetek:

1. Bevételi és kiadási részletek: Ez a részletes nézet felsorolja és elemzi a vállalkozás összes bevételi forrását és kiadását. Ide tartoznak az értékesítési bevételek, a különböző költségvetési kategóriák (pl. bérek, marketing, üzemeltetési költségek stb.) részletes kiadásai, valamint egyéb bevételi és kiadási tételek.
2. Költségvetési kategóriák részletezése: Ez a nézet részletesen bemutatja a különböző költségvetési kategóriák alá tartozó kiadásokat. Például részletesen elemezhetők az alkalmazotti költségek (bérek, juttatások), a marketingköltségek (online hirdetések, rendezvények), az üzemeltetési költségek (bérleti díjak, szállítási költségek) stb.
3. Havi vagy negyedéves bontás: Ez a nézet részleteiben bemutatja a bevételi és kiadási tervezetet havi vagy negyedéves bontásban. Ez lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy közelebbről megnézze a tervezett pénzügyi teljesítményt az idő múlásával, és szükség esetén korrigáljon.

Összefoglaló Nézetek:

1. Összesített bevétel és kiadás: Ez az összefoglaló nézet a vállalkozás teljes bevételét és kiadását mutatja be egyetlen összegben. Ez lehetővé teszi, hogy egyszerűen áttekintsük a vállalkozás pénzügyi helyzetét.
2. Főbb költségvetési mutatók: Ez a nézet felsorolja és elemzi a vállalkozás főbb mutatóit, mint például az összesített bevétel, az összesített kiadás, az EBITDA (kamatokat, adókat, értékcsökkenést és amortizációt nem tartalmazó eredmény) stb.
3. Trendek és összehasonlítások: Ez a nézet összehasonlítja a tervezett költségvetési adatokat a múltbeli eredményekkel vagy a piaci átlagokkal, és elemzi a pénzügyi trendeket. Ez segíthet abban, hogy a vállalkozás meghatározza, hogy a tervezett kiadások és bevétel mennyire illeszkednek a korábbi teljesítményhez vagy a piaci trendekhez.

Dinamikus és interaktív elemek

Ha lehetséges, érdemes dinamikus és interaktív elemeket beépíteni a költségvetési tervbe. Például egy interaktív grafikon lehetővé teszi az adatok mozgatását és szűrését, hogy a felhasználók könnyen felfedezhessék a különböző összefüggéseket és trendeket. 

Automatizált adatfrissítés

Az automatizált adatfrissítés lehetővé teszi a költségvetési adatok frissítését valós időben az adatforrásokból, például az értékesítési rendszerből vagy a pénzügyi számviteli rendszerből. Ez lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy mindig naprakész és pontos adatokkal dolgozzon.

Előrejelzések és szimulációk

Az előrejelzések és szimulációk lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy különböző forgatókönyveket modellezzenek és előrejelzéseket készítsenek a jövőbeli pénzügyi teljesítményről. Például lehetőség van arra, hogy módosítsuk az értékesítési vagy költségi előrejelzéseket, és lássuk, hogyan befolyásolják ezek a változások a költségvetést.

Felhasználóbarát és könnyen kezelhető formátum

Végül, de nem utolsósorban, fontos, hogy a költségvetési terv olyan formátumban legyen, ami felhasználóbarát és könnyen kezelhető a vállalkozás számára. Például egy egyszerű Excel vagy Google Sheets táblázat lehet ideális megoldás, mivel könnyen szerkeszthető és testreszabható. A mobilalkalmazások és felhőalapú megoldások lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy bármikor és bárhol hozzáférjenek a költségvetési adatokhoz és információkhoz. Ez segíthet abban, hogy a vállalkozás vezetői és döntéshozói gyorsan reagáljanak az aktuális helyzetre és döntéseket hozzanak.

Azáltal, hogy gondosan formába öntjük a költségvetési tervet, biztosíthatjuk, hogy az könnyen értelmezhető és használható legyen. A táblázatok, diagramok, színek és interaktív elemek használata abban segít, hogy az adatokat átlátható és vonzó módon jelenítsük meg, míg a felhasználóbarát megoldások biztosítják, hogy a terv könnyen kezelhető legyen a mindennapi üzleti döntések során.

Móréné Rácz Rita

 A tervezés sikerének 8 lépése: