Amikor költségvetési tervet készítünk, nemcsak azt kell meghatároznunk, hogy mennyit tervezünk költeni és mennyit bevételt tervezünk, hanem azt is, hogy ezeket milyen kategóriákba soroljuk. A kategóriák meghatározása segít átláthatóbbá tenni a terveket, megkönnyíti a pénzügyi helyzet nyomon követését, és segít abban, hogy hatékonyabban irányítsuk a pénzügyeinket. Fontos azonban, hogy ezek a kategóriák tükrözzék a vállalkozásunk egyedi jellemzőit és szükségleteit, és azokat időről időre felül kell vizsgálni és frissíteni ahhoz igazodva. De pontosan mit jelent a költségvetési kategóriák meghatározása és milyen lépései vannak?

Költségvetési területek azonosítása

Az első lépés az, hogy meghatározzuk a költségvetési területeket vagy kategóriákat, amelyekre a költségvetési tervet fel kell osztani. Ezek a területek általában tükrözik a vállalkozás működési területeit vagy funkcionális területeit, például az értékesítés, a marketing, a munkavállalók, az adminisztráció, az IT, a beszerzés stb.

Kategóriák részletes meghatározása

Minden fő kategóriát részletesen definiálni kell, hogy az egyes költségek vagy bevételek könnyen beilleszthetők legyenek a megfelelő kategóriákba. Például az értékesítési kategóriába tartozhatnak az eladási bevételek, a marketingköltségek és az értékesítési jutalékok.

Köztes és al-kategóriák létrehozása

Ha szükséges, hozzunk létre további köztes vagy al-kategóriákat a jobb áttekinthetőség és elemzés érdekében. Például az értékesítési kategóriát tovább lehet bontani online értékesítés, offline értékesítés, ügyfélkapcsolatok stb. al-kategóriákra.

Szabványosítás

Próbáljuk meg szabványosítani a kategóriákat és az azokhoz kapcsolódó megnevezéseket az egyszerűbb összehasonlítás és elemzés érdekében. Például legyenek következetesek a nevek és a definíciók minden kategóriában.

Releváns és jelentős kategóriák kiválasztása

Válasszuk ki azokat a kategóriákat, amelyek a leginkább relevánsak és jelentősek a vállalkozás pénzügyi teljesítménye és céljai szempontjából. Ne hozzunk létre túl sok felesleges vagy kevésbé fontos kategóriát, amelyek csak bonyolíthatják a költségvetési tervezés folyamatát.

Rugalmas szerkezet kialakítása

Készítsünk olyan kategóriákat, amelyek rugalmasak és alkalmazkodóképesek, hogy könnyen módosíthassuk vagy bővíthessük őket az üzleti környezet változásaihoz vagy a vállalkozás céljaihoz igazítva.

A kategóriák szerinti csoportosítás eredménye, hogy a költségvetési terv megfelelően,

Strukturált

Amikor a bevételeket és kiadásokat különböző kategóriákba soroljuk, könnyebb áttekinteni és megérteni, hogy mely területeken tervezünk nagyobb kiadásokat, és hol várható megtakarítás. Ez lehetővé teszi, hogy hatékonyabban kezeljük a pénzügyeinket, és jobban kontrolláljuk a költségeket.

Átlátható és nyomon követhető

Az egyik legfontosabb előnye annak, hogy külön kategóriákba soroljuk a bevételt és kiadást, az az átláthatóság növelése. Ha különválasztjuk ezeket a tételeket, könnyebben átláthatjuk, hogy mennyi pénzünk van beáramlóban, és milyen területeken tervezünk kiadásokat. Ez segít abban, hogy jobban átlássuk a pénzügyeinket, és hatékonyabban tervezzünk, hogy időben felismerjük a túlköltekezési tendenciákat vagy a potenciális megtakarítási lehetőségeket. Például ha különválasztjuk a béreket, a marketingköltségeket az utazási költségektől vagy az irodai költségektől, felismerjük, hogy mennyit költünk egy adott területre. 

Segíti a prioritások felállítását, a pénzügyi célok tisztázását

A kategóriák meghatározása segít abban is, hogy tisztázzuk a prioritásainkat és célokat a költségvetési tervekben.Ha például egy vállalkozás nagy hangsúlyt helyez a marketingre, külön kategóriába sorolhatja a marketingköltségeket, és ezen a területen magasabb összeget tervezhet be. Ez segíthet abban, hogy a pénzügyi forrásokat hatékonyabban használják fel a vállalkozás céljai eléréséhez.

Pontosabb elemzéseket és a döntéshozatalt eredményez

A kategóriákba sorolt költségek lehetővé teszik a vállalkozás számára, hogy pontosabb elemzéseket végezzen a pénzügyi helyzetéről, és hatékonyabb döntéseket hozzon. Például ha külön-külön elemezzük az üzleti kiadásokat, könnyebben láthatjuk, hogy mely területeken lehet esetlegesen takarékoskodni, vagy hol lehet növelni a hatékonyságot.

Támogatja a jövőbeni tervek kialakítását

A kategóriák meghatározása biztosítja, hogy jobban felkészüljünk a jövőbeli terveinkre és céljainkra. Ha például tervezünk egy nagyobb fejlesztést, előre láthatjuk, hogy mely területeken kell esetlegesen takarékoskodnunk vagy átcsoportosítanunk a költségeket. Ez lehetővé teszi, hogy tudatosabban kezeljük a pénzügyeinket és hatékonyabban valósítsuk meg a terveinket.

Biztosítja a hosszú távú fenntarthatóságot

Végül, de nem utolsó sorban a kategóriák meghatározása hozzájárulhat a vállalkozás hosszú távú fenntarthatóságához. Az átláthatóság, a részletesség és a prioritások tisztázása segít abban, hogy a vállalkozás hatékonyabban kezelje a pénzügyeit, és meghatározott célok felé haladjon. Ez hosszú távon biztosíthatja a vállalkozás stabilitását és növekedését.

Móréné Rácz Rita

 A tervezés sikerének 8 lépése: