A költségvetési terv elkészítésének következő legfontosabb lépése a kiadások felmérése. Ez azért kiemelten fontos, mert a kiadások meghatározása alapvető teendő annak érdekében, hogy átlátható képet kapjunk a vállalkozás pénzügyi helyzetéről és fenntarthatóságáról. De mit jelent pontosan a kiadások felmérése a költségvetési terv elkészítésekor, és hogyan készíthetünk hatékony tervezést?
Kiadási kategóriák meghatározása
A kiadások felmérése során meg kell határozni a különböző költségkategóriákat, amelyek alá majd csoportosíthatjuk a kiadásokat. Ezeknek kategóriák megállapítása segít abban, hogy átláthatóbbá tegyük a költségvetési tervet és könnyebben nyomon követhetővé tegyük a kiadásokat. Milyen költségkategóriákat válasszunk?
- Általános kiadások: Határozzuk meg az összes általános kiadást, amelyek a vállalkozás napi működéséhez szükségesek. Ide tartoznak például az irodai bérleti díjak, az üzemanyagköltségek, az irodai felszerelések beszerzése, az adminisztratív költségek stb.
- Személyi költségek: Az alkalmazottak bérei és juttatásai általában a legnagyobb kiadások közé tartoznak a vállalkozásoknál. Határozzuk meg az összes alkalmazott fizetését és juttatásait, és vegyük figyelembe az esetleges béremeléseket vagy új alkalmazottak felvételét.
- Beszerzések és gyártási költségek: Ha a vállalkozásnak vannak termékei vagy szolgáltatásai, akkor fontos az összes beszerzési és gyártási költség meghatározása. Vegyük figyelembe az alapanyagokat, a gyártási folyamatokat, a logisztikát és az esetleges beszállítói költségeket.
- Marketing és értékesítési költségek: Az üzleti növekedés és a piaci részesedés növelése érdekében szükség lehet marketing és értékesítési költségekre. Határozzuk meg az összes marketingtevékenység költségeit, beleértve az online és offline marketinget, az értékesítési promóciókat és a marketinghez kapcsolódó eseményeket.
- Pénzügyi költségek: Az összes pénzügyi költség azonosítása fontos a költségvetési terv elkészítése során. Ide tartoznak például a banki díjak, a hitelkamatok, a biztosítások és az egyéb pénzügyi szolgáltatások költségei.
- Váratlan kiadások és tartalékok: Fontos figyelembe venni a váratlan kiadások lehetőségét is a tervezés során. Érdemes tartalékokat hagyni az esetleges váratlan helyzetek kezelésére, például javítási költségekre vagy váratlan üzleti lehetőségekre.
- Tervezett beruházások és fejlesztések: Ha a vállalkozásnak tervezett beruházásai vagy fejlesztései vannak a tervezési időszakban, ezeket is be kell számítani a költségvetési tervbe. Például technológiai fejlesztések, infrastrukturális beruházások vagy üzleti bővítések.
Az előző időszakok kiadásainak elemzése
A második lépés a kiadások felmérésében az előző időszakokban felmerült költségek részletes elemzése. Tekintsük át az összes kiadási tételt, beleértve a számlákat, a bankkivonatokat és az egyéb pénzügyi nyilvántartásokat is. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy megismerjük a vállalkozás kiadási mintáit és trendjeit, és alapot szolgáltat a jövőbeli kiadások előrejelzéséhez.
Jövőbeli költségek megbecsülése
Az előző időszakokban tapasztalt kiadási trendek alapján becsüljük meg a jövőbeli kiadásokat. Vegyük figyelembe az esetleges változásokat és új költségeket is, amelyek előreláthatólag felmerülhetnek a következő időszakban. Az alapos előrejelzés segítséget nyújt abban, hogy pontosabb és realisztikusabb költségvetési terveket készítsünk.
Rugalmasság biztosítása
A kiadások felmérésekor fontos biztosítani a rugalmasságot. Ez azt jelenti, hogy feltétlenül hagyjunk helyet a váratlan kiadásoknak és változásoknak, hogy képesek legyünk rugalmasan reagálni az élet kihívásaival szemben. A rugalmasság biztosítása segít abban, hogy hatékonyan kezeljük az esetleges váratlan költségeket és kockázatokat.
Költségmegtakarítási és hatékonysági lehetőségek felmérése
A kiadások felmérése során érdemes megnézni azokat a lehetőségeket is, amelyek segíthetnek a költségmegtakarításban és a hatékonyság növelésében. Például az energiahatékonysági intézkedések, a beszállítói szerződések áttekintése, az automatizálás lehetőségei stb. Ezek a lehetőségek segíthetnek abban, hogy optimalizáljuk a kiadásokat.
Rendszeres figyelemmel kísérés és frissítés
Végül, de nem utolsósorban, fontos rendszeresen monitorozni és frissíteni a költségvetést. A változó piaci környezet és az üzleti igények változása miatt fontos folyamatosan nyomon követni a kiadásokat és szükség esetén módosítani a terveket. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy rugalmasan reagáljunk az új kihívásokra és lehetőségekre.
A kiadások felmérése és az azonosított tételek összesítése segít a vállalkozásnak egy átfogó képet kapni a várható kiadásokról a tervezési időszakban. Ez alapján könnyebb lesz meghatározni a forrásokat és prioritásokat a költségvetési tervben, és biztosítani a pénzügyi stabilitást és fenntarthatóságot.
Móréné Rácz Rita
A tervezés sikerének 8 lépése:
